Kinh doanh theo mùa ở Phú Quý: dòng tiền qua mùa biển êm và mùa gió chướng

Kinh doanh ở Phú Quý có hai năm trong một năm: mùa biển êm khi tàu chạy đều, khách du lịch đông, tàu cá ra khơi thuận; và mùa gió chướng khi biển động, tàu nghỉ, khách vắng, chi phí cố định vẫn chạy. Cơ sở sống được qua nhiều năm là cơ sở biết để dành từ mùa thuận để nuôi mùa nghịch, chứ không phải cơ sở có doanh thu cao nhất trong mùa đông khách.

Bài này hướng dẫn cách lập kế hoạch dòng tiền theo mùa biển, xây quỹ dự phòng, dùng vốn vay và bán chịu cho đúng, và những cách giữ thu nhập trong mùa thấp điểm. Các con số trong bài đều là ví dụ giả định để minh hoạ phép tính, không phải số liệu thực của đảo. Thời điểm mùa gió cụ thể mỗi năm mỗi khác; phần khí hậu và mùa biển của trang có bài riêng giải thích kỹ hơn.

Vì sao lợi nhuận và tiền mặt là hai chuyện khác nhau trên đảo

Một nhà nghỉ có thể lãi cả năm trên sổ sách nhưng vẫn không đủ tiền trả lãi vay vào tháng giêng. Lý do là doanh thu dồn vào vài tháng, còn chi phí trải đều mười hai tháng. Nếu tiền thu trong mùa đông khách đã được tiêu vào việc khác, như sửa nhà, mua xe, cho người thân mượn, thì đến mùa gió, cơ sở rơi vào thiếu tiền mặt dù cả năm vẫn có lãi.

Với nhóm kinh doanh gắn với nghề cá, dòng tiền còn bấp bênh hơn. Cửa hàng ngư cụ, đại lý dầu, vựa cá bán chịu cho chủ tàu và thu tiền khi tàu về. Một vài chuyến thất liên tiếp, hoặc một đợt tàu nằm bờ dài vì bão, khiến tiền bị giữ lại bên ngoài trong khi cửa hàng vẫn phải trả nhà cung cấp trong đất liền đúng hạn.

Nhận ra sự khác biệt này là bước đầu tiên. Thay vì chỉ hỏi "năm nay lãi bao nhiêu", chủ cơ sở trên đảo cần hỏi thêm "tháng nào tiền vào ít nhất, tháng đó chi bao nhiêu, và tiền ở đâu ra để chi".

Lập bảng dòng tiền mười hai tháng

Cách hiệu quả nhất là kẻ một bảng đơn giản theo tháng, điền dự kiến tiền vào và tiền ra, rồi xem số dư cộng dồn. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một homestay nhỏ, đơn vị là "phần" để không gắn với giá thật.

Đọc bảng sẽ thấy: nếu cuối mùa biển êm số dư đã bị tiêu bớt xuống dưới khoảng 25 phần, cơ sở sẽ âm tiền trước khi hết mùa gió. Đó chính là mức quỹ tối thiểu phải giữ lại. Mỗi cơ sở có con số riêng; quan trọng là tự lập bảng bằng số liệu của chính mình, cập nhật sau mỗi mùa.

Quỹ dự phòng mùa gió: giữ bao nhiêu và giữ ở đâu

Tính theo chi phí cố định, không theo doanh thu. Quỹ dự phòng tối thiểu nên đủ trả chi phí cố định trong suốt mùa thấp điểm: tiền thuê mặt bằng, lãi vay, lương người làm giữ lại, điện nước tối thiểu, bảo trì. Doanh thu mùa đông khách cao bao nhiêu không quan trọng bằng con số này.

Tách riêng khỏi tài khoản bán hàng. Mở một tài khoản tiết kiệm hoặc tài khoản riêng, chuyển một phần cố định sau mỗi tuần hay mỗi tháng của mùa đông khách. Tiền nằm chung với tiền bán hàng rất dễ bị tiêu vào những khoản không cần thiết.

Không dùng quỹ để đầu tư mở rộng. Mùa thuận thường kéo theo ý định xây thêm phòng, mua thêm xe. Hãy quyết định mở rộng sau khi quỹ mùa gió đã đủ, bằng phần dư ra, chứ không lấy từ quỹ.

Thêm phần cho rủi ro bất thường. Một cơn bão làm tốc mái, một đợt nghỉ tàu dài hơn thường lệ, một chiếc máy lạnh hỏng giữa mùa nóng. Ngoài chi phí cố định, nên có thêm một khoản nhỏ cho sự cố, vì sửa chữa ở đảo thường tốn hơn và lâu hơn đất liền.

Vốn vay: dùng cho đầu tư, không dùng để lấp mùa gió

Ngân hàng và các tổ chức tín dụng có mặt ở đảo hoặc phục vụ từ đất liền cho vay kinh doanh, có những chương trình tín dụng ưu đãi cho ngư dân, cho vùng biển đảo theo chính sách của Nhà nước. Điều kiện, lãi suất và hạn mức cụ thể cần hỏi trực tiếp tổ chức tín dụng, vì chúng thay đổi theo thời kỳ.

Nguyên tắc an toàn là dùng vốn vay cho những khoản đầu tư tạo ra thu nhập lâu dài, như sửa nhà làm phòng, mua tủ đông, mua xe chở hàng, và xếp lịch trả nợ sao cho các kỳ trả lớn rơi vào mùa có tiền. Nhiều tổ chức tín dụng chấp nhận lịch trả nợ linh hoạt theo mùa vụ nếu người vay trình bày rõ kế hoạch dòng tiền; bảng mười hai tháng ở trên chính là thứ nên mang theo khi đi vay.

Vay để trả chi phí mùa gió là dấu hiệu mô hình kinh doanh đang có vấn đề. Nếu năm nào cũng phải làm vậy, cần xem lại: chi phí cố định quá cao so với số tháng có khách, giá bán chưa tính đủ, hay đang để quá nhiều tiền nằm ở khách nợ. Đặc biệt tránh vay nóng ngoài hệ thống tổ chức tín dụng; ở cộng đồng nhỏ, những khoản nợ này dễ dẫn tới mâu thuẫn kéo dài.

Bán chịu cho chủ tàu và khách quen: giữ lòng tin mà không giữ hết rủi ro

Bán chịu là một phần của văn hoá làm ăn trên đảo. Chủ tàu lấy dầu, đá, lương thực trước chuyến biển, về trả; gia đình ngư dân mua tạp hoá ghi sổ, cuối tháng thanh toán. Từ chối hoàn toàn thì mất khách, nhưng bán chịu không giới hạn thì cửa hàng gánh rủi ro thay cho cả làng.

Một số cách các cửa hàng lâu năm thường dùng: đặt hạn mức nợ cho từng khách theo lịch sử trả nợ; ghi sổ nợ rõ ràng, có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận của khách sau mỗi lần lấy hàng; không cho nợ tiếp khi khoản cũ đã quá hai chuyến chưa trả; và tổng nợ phải thu không vượt quá một tỷ lệ nhất định so với vốn lưu động của cửa hàng. Tỷ lệ này tuỳ mỗi nơi, nhưng nên tự đặt ra và giữ đúng.

Khi một khách quen gặp nạn trên biển hay gia đình có việc lớn, nhiều chủ cửa hàng chọn giãn nợ, có khi xoá nợ. Đó là nghĩa tình làng biển và là một lý do cộng đồng đảo gắn bó. Có quỹ dự phòng đủ dày giúp cửa hàng làm được điều đó mà không tự đẩy mình vào khó khăn.

Giữ thu nhập trong mùa thấp điểm: những cách đang được làm

Mùa gió không nhất thiết là mùa đóng cửa hoàn toàn. Tuỳ loại hình, cơ sở trên đảo có thể cân nhắc những hướng sau:

• Nhà nghỉ, homestay nhận khách thuê theo tháng: kỹ sư, công nhân các công trình trên đảo, giáo viên, nhân viên y tế từ đất liền ra công tác dài ngày.
• Quán ăn chuyển trọng tâm sang phục vụ người địa phương: bữa sáng, cơm phần, đặt món cho đám tiệc của gia đình trong làng.
• Dịch vụ cho thuê xe máy chuyển sang cho thuê dài hạn với người làm việc trên đảo, hoặc nhận sửa chữa, bảo dưỡng xe.
• Cửa hàng vật liệu tận dụng mùa ít mưa giữa các đợt gió để nhận sửa chữa nhà, chống thấm, gia cố mái trước mùa bão.
• Cơ sở có sản phẩm chế biến như mực một nắng, cá khô bán trực tuyến cho khách từng ra đảo, chấp nhận giao chậm khi tàu nghỉ.
• Dùng thời gian rảnh để học kế toán cơ bản, học ngoại ngữ, làm lại trang thông tin, chuẩn bị cho mùa sau.

Không phải hướng nào cũng hợp với mọi cơ sở. Điều quan trọng là xác định từ trước, trước khi mùa gió tới, thay vì đợi đến lúc vắng khách mới tính.

Đánh giá lại sau mỗi mùa

Cuối mỗi chu kỳ một năm, nên dành một buổi so sánh bảng dòng tiền dự kiến với thực tế: tháng nào tiền vào ít hơn dự kiến, vì sao; khoản chi nào phát sinh ngoài kế hoạch; mùa gió năm nay dài hay ngắn hơn ước tính. Việc này mất vài giờ nhưng giúp kế hoạch năm sau sát hơn nhiều.

Cũng nên nhìn ra bên ngoài: năm nay có thêm bao nhiêu cơ sở cùng loại mở ra trên đảo, lịch tàu có thay đổi gì, có công trình lớn nào sắp triển khai kéo theo khách công tác. Danh bạ doanh nghiệp của trang là một nguồn để theo dõi số cơ sở đã đăng ký trong từng ngành, bên cạnh việc quan sát và trò chuyện với người làm ăn trên đảo.

Ghi chép những bài học này thành vài dòng ngắn, như tháng nào nên nhập hàng sớm, khoản chi nào hay vượt, khách mùa thấp điểm đến từ đâu, rồi đọc lại trước khi bước vào mùa mới. Kinh nghiệm của chính cơ sở mình qua nhiều năm là bộ dữ liệu quý nhất, đáng tin hơn mọi lời khuyên chung chung, kể cả những lời khuyên trong bài này.

Chuẩn bị tài sản trước mùa bão để không mất tiền vì sự cố

Gia cố trước khi gió tới. Mái tôn, bảng hiệu, mái che quán, dàn nóng máy lạnh là những thứ hay bị gió làm hỏng. Kiểm tra và gia cố vào cuối mùa biển êm, khi thợ còn rảnh và vật liệu còn chở ra được, rẻ hơn nhiều so với sửa chữa gấp sau bão.

Cân nhắc bảo hiểm tài sản. Với nhà nghỉ, kho hàng, tàu và thiết bị giá trị lớn, hỏi các công ty bảo hiểm về sản phẩm bảo hiểm tài sản, cháy nổ, thiên tai. Đọc kỹ điều khoản loại trừ và quy trình bồi thường, vì giám định viên có thể mất thời gian mới ra được đảo.

Kê cao hàng và thiết bị. Mưa lớn kèm gió có thể làm nước tạt vào kho, cửa hàng. Kê cao hàng hoá, thiết bị điện, sổ sách và chứng từ; giữ bản sao điện tử của giấy tờ quan trọng ở nơi khác ngoài đảo.

Có kế hoạch cho người làm. Thống nhất trước với nhân viên về việc nghỉ làm khi có bão, cách liên lạc, ai trông coi cơ sở. Ở đảo nhỏ, an toàn của người luôn đặt trước tài sản; chính quyền đặc khu có thông báo phòng chống thiên tai cần theo dõi.

Câu hỏi thường gặp

Mùa gió chướng ở Phú Quý thường kéo dài bao lâu?

Thời điểm và độ dài thay đổi theo từng năm. Nhìn chung gió mạnh thường rơi vào cuối năm và đầu năm, có những đợt tàu nghỉ nhiều ngày liền. Nên dựa vào kinh nghiệm các năm trước và dự báo thời tiết biển, không coi đó là lịch cố định khi lập kế hoạch.

Quỹ dự phòng nên giữ bằng tiền mặt hay gửi ngân hàng?

Phần lớn nên gửi ngân hàng ở tài khoản riêng để an toàn và tránh tiêu lẫn, chỉ giữ một phần tiền mặt cho những lúc mất điện, mất mạng không chuyển khoản được. Ở đảo, những ngày như vậy không hiếm vào mùa bão.

Có nên đóng cửa hẳn trong mùa gió không?

Tuỳ chi phí cố định và cơ hội thu nhập khác. Nếu mở cửa mà tiền vào không đủ trả điện, nước, lương, việc đóng cửa và làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh có thể hợp lý hơn. Nếu có khách thuê dài hạn hay khách địa phương, mở cửa ở quy mô nhỏ giúp giữ khách quen.

Bán chịu cho chủ tàu bao nhiêu là an toàn?

Không có con số chung. Hãy đặt hạn mức cho từng khách theo lịch sử trả nợ và tổng nợ phải thu không vượt quá phần vốn lưu động mà cửa hàng có thể chịu mất tạm thời trong vài tháng. Ghi sổ rõ ràng và có xác nhận của khách.

Ngân hàng có cho vay trả nợ theo mùa vụ không?

Một số tổ chức tín dụng có sản phẩm cho vay với lịch trả nợ linh hoạt theo chu kỳ sản xuất kinh doanh, nhất là với nghề cá và nông nghiệp. Điều kiện cụ thể cần hỏi trực tiếp, mang theo kế hoạch dòng tiền theo tháng để trình bày.

Làm sao biết mô hình kinh doanh của mình có bền qua mùa gió?

Lấy tổng chi phí cố định cả năm chia cho số tháng có khách thật sự, rồi so với lợi nhuận trung bình mỗi tháng đông khách. Nếu lợi nhuận mỗi tháng đông khách không đủ gánh phần chi phí đó, mô hình cần điều chỉnh về chi phí, giá hoặc cách thu hút khách mùa thấp điểm.